La fiche salarié est un document numérique qui contient un ensemble d'informations concernant un salarié recruté en SIAE.
C'est un élément clé pour la gestion administrative dans le secteur de l'IAE, la fiche salarié permet de faciliter les démarches auprès de l'ASP (Agence de services et de paiement), notamment pour la demande d'aides au poste. Ces aides permettent de subventionner les emplois dans les structures d'insertion.
Depuis le 27 septembre 2021, les fiches salarié sont générées sur les Emplois de l’inclusion à partir des données du candidat recruté (Etat civil, situation administrative déclarée), des informations du PASS IAE et des informations de la structure (Siret et mesure de la structure porteuse de la convention).
Prérequis et étapes
Les prérequis nécessaires à la création d'une nouvelle fiche salarié sont les suivants :
- La SIAE doit avoir une annexe financière en cours de validité sur le service des Emplois de l'inclusion (il faut compter maximum 1 semaine entre le moment où les informations liées au conventionnement et aux annexes financières sont enregistrées dans l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP et leur transmission au service des Emplois de l'inclusion)
- la SIAE a déclaré l'embauche du candidat sur les Emplois de l'inclusion
- Il n'existe pas de fiche salarié pour ce salarié dans cette structure (on se base sur le Siret de la structure porteuse de la convention) avec le même numéro de PASS IAE.
Etape 1 : Création de la fiche salarié
Depuis la rubrique “Fiches salarié ASP” des Emplois de l'inclusion : l’employeur se charge de compléter et transmettre la fiche salarié à l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP : Voir mode d'emploi.
Etape 2 : La transmission à l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP
L'accès à la fiche salarié dans l’Extranet IAE 2.0 est possible dans les 2 heures ouvrées qui suivent la transmission depuis les Emplois de l'inclusion.
Des échecs de transmission sont possibles, dans ce cas l'Extranet IAE 2.0 renvoie un retour en erreur qui sera visible sur l'espace "Fiches salarié ASP" des Emplois de l'inclusion. Dans ce cas l'employeur est invité à corriger l'erreur et à renouveler l'envoi.
Etape 3 : La gestion de la fiche salarié dans l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP
Une fois disponible dans l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP, l'employeur finalise la création de la fiche salarié et peut ensuite saisir toutes les données utiles au versement de l'aide au poste.
Les différents statuts de la fiche salarié
Une fiche salarié passe par différents statuts (un filtre est disponible pour rechercher une fiche salarié par son statut) :
Statuts | Descriptions | Actions possibles |
Nouvelle | La fiche salarié est en attente d'être complétée par l'employeur |
- Compléter : Voir le mode d'emploi - Désactiver |
Complétée | La fiche salarié a été complétée par l'employeur et sera transmise à l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP dans les 2 heures ouvrées | Seule la visualisation est possible |
Envoyée | La fiche salarié a été transmise à l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP. | Seule la visualisation est possible |
En erreur | La fiche salarié n'a pas pu être intégrée dans l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP suite à une erreur. Le détail de l'erreur est affiché sur la fiche salarié |
- Modifier |
Intégrée | La fiche salarié a été correctement transmise à l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP. | - Désactiver - Visualiser |
Désactivée | La fiche salarié a été désactivée par l'employeur |
- Réactiver |