💻 Compléter une fiche salarié – Les emplois de l'inclusion

Contexte :

Le transfert vers l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP des données relatives aux embauches enregistrées sur le site des emplois est activé depuis le 27 Septembre 2021.

🚨 IMPORTANT : L’embauche doit être validée dans la bonne structure !
Si vous validez une embauche dans la mauvaise structure la fiche salarié ne sera pas associée à la bonne mesure ni au bon SIRET.

Procédure détaillée :

Procédure pour transférer une fiche salarié des emplois de l’inclusion vers l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP

Prérequis obligatoire : Validation d’une embauche avec demande d’obtention d’un PASS IAE ( suite à une candidature transmise ou une auto-prescription) :

Vous devez valider la déclaration d’embauche sur le site des Emplois de l’inclusion [Voir mode d’emploi].

Si vous avez utilisé la fonction « Prolonger /Suspendre un agrément » : cette fonction est destinée à prolonger ou suspendre un agrément émis par Pôle emploi pour un salarié déjà présent dans vos effectifs (donc déjà déclaré dans l’ASP) . Si vous avez utilisé cette fonction pour une embauche non déclarée dans l’ASP. Vous devez générer une nouvelle candidature en cliquant sur « Déclarer une embauche », renseigner le NIR + l’email du salarié, valider toutes les étapes jusqu’à l’embauche (si la date de contrat est passée, renseignez la date du jour en date de début de contrat, cela n’impactera pas l’agrément existant. Vous pourrez ensuite corriger la date de contrat dans l’extranet ASP.

Étape 1 : Recherche de votre fiche salarié

Deux accès sont possibles pour accéder aux fiches salarié :

Depuis le menu de gauche, cliquez sur Salariés, puis Fiches salarié ASP
Depuis l'écran d'accueil, cliquez sur Fiches salariés ASP dans le bloc Salariés.

Par défaut le système affiche toutes les fiches salarié correspondantes aux embauches validées dans Les emplois depuis le 1er Juillet 2021, ceci afin de permettre aux employeurs qui n’ont pas encore introduit les fiches salarié dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP de pouvoir régulariser les saisies directement depuis leur tableau de bord des Emplois de l’inclusion.

Cliquez sur le bouton Compléter situé en bas à droite d'une carte de résultat.

👋 Vous ne retrouvez pas la fiche salarié de votre salarié ?
vous pouvez en créer une [ Voir mode d'emploi ]

Étape 2 : Informations de la fiche salarié

Complétez les informations manquantes : Civilité, Pays de Naissance, Commune de naissance du salarié (La commune de naissance ne doit être saisie si le salarié est né en France).

Puis cliquez sur Étape suivante.

Vérifiez l’adresse et corrigez les informations en cas de besoin en cliquant sur Valider l’adresse [1]. Puis cliquez sur Étape suivante [2].

Renseignez le niveau de formation et la situation administrative du salarié.

Puis cliquez sur Étape suivante.

Si vous utilisez un logiciel de gestion des salariés, veuillez sélectionner une annexe financière, puis cliquez sur Étape suivante.
Sinon, vous pouvez ignorer cette étape et cliquer directement sur Étape suivante.

Le récapitulatif de la fiche salarié s’affiche. Si les informations sont correctes, cliquez sur Valider la fiche salarié.
En cas de besoin vous pouvez retourner en arrière pour apporter des modifications en cliquant sur Étape précédente.

Un message vous confirme la validation de la fiche salarié.

Vous pourrez par la suite suivre l’avancement du traitement de la fiche salarié depuis votre tableau de bord. Un filtre Statut est disponible en haut de la liste des fiches salarié.

Etape 3 : Validation finale dans l’Extranet IAE 2.0 :

L’intégration des « Candidats » depuis les emplois de l’inclusion dans l’Extranet IAE sera réalisée toutes les 2 heures entre les plages horaires de 6h00 et 22h00 (heures métropole).

Ces informations seront également disponibles pour intégration dans les logiciels métiers.

Dans l’Extranet IAE 2.0, la « fiche salarié » de la personne recrutée est pré- renseignée des données collectées par les emplois de l’inclusion. Elle peut être validée par la structure après renseignement de quelques données de validation (NIR du salarié, date de début et de fin du contrat de travail, etc.).

En création de salarié, les données reçues de les Emplois de l’Inclusion seront affichées mais modifiables à l’exception du PASS IAE et de la mesure. Le NIR n’étant pas encore géré par Les Emplois, il doit être saisi dans l’Extranet IAE.

💡 Si la fiche salarié ne s’affiche pas dans l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP , essayez l’astuce suivante. Dans la rubrique « Gestion des salariés » de l’Extranet IAE 2.0 de l’ASP : Cliquez sur «Recherche» sans mettre de NOM de salarié. La fiche salarié apparait alors en rose.

Etape 4 : Exécution du parcours :

Dans l’Extranet IAE 2.0, vous déclarez les heures travaillées chaque mois par le salarié et les autres données demandées soit directement, soit par le biais des logiciels métiers.

En cours de parcours et en l’absence de changement de structure, la mise à jour des informations du salarié se fait uniquement dans l’Extranet IAE 2.0.

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