💻 Créer une nouvelle fiche salarié

Contexte

Suite à l'embauche d'un salarié au sein de votre SIAE, vous avez besoin de créer, compléter et transmettre une fiche salarié à l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP afin de réaliser les démarches relatives à l'aide au poste.
🚨 Attention : La création d'une fiche salarié n'est possible que si une embauche a été déclarée pour le salarié au sein de votre structure.

Procédure détaillée

Cliquez sur Salariés [1] puis sur Fiches salarié ASP [2] dans le menu de gauche.

Un message d'information vous indique le nombre de nouveaux salariés embauchés il y a moins de 4 mois pour lesquels il n'y a pas de fiche salarié.

Cliquez sur Créer une fiche salarié

Sélectionnez le salarié concerné dans la liste déroulante [1], puis cliquez sur Suivant[2]

Sélectionnez le PASS IAE concerné dans la liste déroulante [3], puis cliquez sur Confirmer [4]

Après avoir confirmé, la fiche salarié est créer, il faudra ensuite la compléter :

📕 Consultez la procédure pour compléter une fiche salarié

Procédure pour les salariés ou PASS IAE non disponibles dans la liste déroulante

Si vous ne trouvez pas votre salarié ou le bon PASS IAE de votre salarié dans le menu déroulant du formulaire de création de fiche salarié, vous pouvez utiliser la recherche avancée pour visualiser l'ensemble de vos salariés et candidats.

Cliquez sur le lien cliquez-ici pour accéder à la recherche avancée : 

Renseignez le nom du salarié [1]  puis cliquez sur Rechercher[2]

Pour chaque situation , un message d'information vous indiquera la marche à suivre

Voici les cas que vous pouvez rencontrer : 

• Cas n°1 : Vous n'avez pas accepté la candidature du salarié
• Cas n°2 : Vous aviez accepté la candidature sans demander l'aide au poste (ne concerne que certaines embauches déclarées de 2019 à 2021)
• Cas n°3 : La date de démarrage du contrat est dans le futur
• Cas n°4 : Une fiche salarié existe déjà dans une autre de vos structures avec le même conventionnement
• Cas n°5 : Une fiche salarié existe déjà dans votre structure
• Cas n°6 : La création d'une fiche salarié est possible 

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Cas n°1 : Vous n'avez pas accepté la candidature du salarié

L'un des prérequis pour la création d'une fiche salarié est l'embauche du candidat.
Un lien vous permet d'accéder à la candidature.
Une fois acceptée la création de la fiche salarié sera possible.

Cas n°2 : Vous aviez accepté la candidature sans demander l'aide au poste (ne concerne que certaines embauches déclarées de 2019 à 2021)

De 2019 à 2021, les SIAE avaient la possibilité d'accepter une candidature sans demander une aide au poste. La conséquence c'est qu'aucun PASS IAE n'était délivré via les Emplois de l'inclusion.

Pour créer une fiche salarié, il faut déclarer une embauche afin d'obtenir le PASS IAE.

Cas n°3 : La date de démarrage du contrat est dans le futur

La création de la fiche salarié n'est possible à compter de la date d'embauche.
Il faudra donc revenir au plus tôt le premier jour du contrat afin de créer la fiche salarié.

Cas n°4 : Une fiche salarié existe déjà dans une autre de vos structures avec le même conventionnement

Si une fiche salarié a déjà été créée pour ce PASS IAE dans une autre de vos structures avec la même convention, vous ne pouvez pas en créer une nouvelle.

La transmission de la fiche salarié est nécessaire uniquement lors de la première embauche.
Si vous utilisez le même PASS IAE au sein de votre structure ou une autre structure avec le même conventionnement, vous n'avez pas besoin d'envoyer de nouvelle fiche salarié.

A noter que l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP vous permet d'ajouter les nouveaux contrats.

Cas n°5 : Une fiche salarié existe déjà dans votre structure

Lorsqu'une fiche salarié a déjà été créée, il n'est pas possible d'en créer une autre lorsqu'il s'agit du même PASS IAE.
Il n'y a qu'au moment de la première embauche que la transmission de la fiche salarié est nécessaire.
Si vous utilisez le même PASS IAE au sein de votre structure ou une autre structure avec le même conventionnement, vous n'avez pas besoin d'envoyer de nouvelle fiche salarié.

Vous devez donc vous assurer que la fiche salarié qui a été créée a bien été transmise à l'Extranet IAE 2.0 de l'ASP, pour ce faire cliquez sur  Voir la fiche salarié.

A noter que l''Extranet IAE 2.0 de l'ASP vous permet d'ajouter les nouveaux contrats.

Cas n°6 : La création de la fiche salarié est possible 

Si  vous n'aviez pas vu que votre salarié et/son PASS étaient disponibles dans la liste des fiches salarié à créer, vous pourrez cliquer sur le lien Créer la fiche salarié pour la  compléter.